Définir l’objet de la demande

Dans le canton de Vaud, le document officiel doit être achevé, concerner une tâche publique et ne pas être destiné à un usage personnel. L’exclusion des documents internes a un sens juridique précis : une directive achevée n’est pas exclue du seul fait qu’elle est qualifiée d’« interne ». La demande n’a pas à être motivée, mais doit permettre d’identifier ce qui est recherché.^[2]

En pratique, préciser le service, le type de document, son objet et la période concernée. Pour un rapport de surveillance sanitaire, distinguer la demande de communication du rapport des demandes relatives aux données individuelles des patients ou du personnel. Cette délimitation facilite l’examen des passages communicables.

Délai de réponse et frais

La LInfo prévoit une réponse dans les quinze jours, avec une prolongation exceptionnelle de quinze jours motivée par le volume, la complexité ou la difficulté d’obtention des documents. La gratuité est le principe ; un éventuel émolument doit être annoncé préalablement.^[3]

Le règlement d’application (RLInfo) prévoit notamment, pour le travail dépassant une heure, 40 francs par heure supplémentaire jusqu’à quatre heures de travail, puis 60 francs par heure au-delà. Les demandes répétitives et les copies font l’objet de règles distinctes. Un travail important justifiant des frais ne se confond pas avec un travail manifestement disproportionné susceptible de limiter l’accès.^[4]

Restreindre l’accès : examiner le contenu

Les lois spéciales et les intérêts publics ou privés prépondérants peuvent justifier une restriction. L’autorité doit examiner l’accès partiel, notamment par caviardage, ainsi que la possibilité d’une communication différée. Le secret professionnel et les données de santé appellent une attention particulière.^[5]

Selon les indications de l’autorité vaudoise, les données de tiers doivent être anonymisées avant transmission. Si l’anonymisation complète n’est pas possible, les tiers concernés doivent être interpellés ; le délai légal d’opposition est de dix jours. Leur consultation ne signifie pas que leur opposition tranche, à elle seule, le droit d’accès.^[6]

À titre de méthode, identifier pour chaque passage retenu le motif légal, l’intérêt concret protégé et la raison pour laquelle une communication partielle ne suffirait pas. Une étiquette de confidentialité ne remplace pas cet examen.

Contester dans le canton de Vaud

Pour les demandes portant sur l’administration cantonale, un recours peut être adressé au Préposé au droit à l’information ou directement à la Cour de droit administratif et public (CDAP) du Tribunal cantonal. Le Préposé tente une conciliation puis, si elle échoue, rend une décision. Pour une décision communale, la voie indiquée est le recours à la CDAP. Le délai ordinaire annoncé pour ces recours est de trente jours dès la notification de la décision. Les régimes spéciaux, notamment pour l’Ordre judiciaire, doivent être vérifiés séparément.^[7]

Le pouvoir d’instruction du Préposé ne s’arrête pas à l’échec de la conciliation : la CDAP l’a confirmé dans l’arrêt GE.2023.0217 du 5 mars 2024. L’accès du Préposé aux pièces confidentielles lui permet de contrôler le refus ; il ne vaut pas communication de ces pièces au demandeur.^[8]

Conserver la demande, la réponse et la preuve de notification. En l’absence de réponse, la question d’un refus de statuer ou d’un retard injustifié doit être examinée ; elle ne se calcule pas comme un recours contre une décision déjà notifiée.