1. Identifier le droit applicable

Dans le canton de Vaud, les procédures lancées dès le 1er janvier 2023 relèvent de l’Accord intercantonal du 15 novembre 2019 sur les marchés publics (AIMP), de la loi vaudoise du 14 juin 2022 sur les marchés publics (LMP-VD) et de son règlement d’application du 29 juin 2022 (RLMP-VD). Les procédures antérieures restent régies par l’ancien droit jusqu’à leur clôture. La législation fédérale sur les marchés publics constitue un régime distinct ; ses seuils ne doivent pas être transposés aux achats cantonaux.^[1]

2. Vérifier l’assujettissement de l’établissement et du contrat

L’analyse porte sur l’identité de l’adjudicateur, les tâches assumées, la nature de son activité et les liens avec les pouvoirs publics. Pour les marchés non soumis aux accords internationaux, l’AIMP vise aussi les projets et prestations subventionnés à plus de 50 % de leur coût total par des fonds publics. Ce critère concerne le projet ou la prestation : il ne permet pas de déduire automatiquement l’assujettissement de tous les achats d’une institution.^[2]

Le marché public suppose un contrat à titre onéreux destiné à l’exécution d’une tâche publique. Certaines délégations de tâches et concessions sont assimilées à des marchés, sous réserve des lois spéciales. Les aides financières et certaines acquisitions internes ou entre entités publiques relèvent d’exceptions dont les conditions doivent être vérifiées. Pour un établissement privé, une conclusion motivée sur ces éléments est nécessaire.^[3]

3. Qualifier et estimer l’acquisition

Les trois catégories sont les travaux de construction, les fournitures et les services. Un marché mixte est qualifié d’après la prestation dont la valeur est la plus importante. L’estimation, hors taxe sur la valeur ajoutée (TVA), comprend les prestations étroitement liées et les options. Pour un contrat de durée déterminée, elle porte sur toute sa durée, prolongations prévues comprises ; pour une durée indéterminée, la rémunération mensuelle est multipliée par 48. Les besoins périodiques suivent la règle spécifique de l’art. 15, al. 6, AIMP. Le fractionnement destiné à éluder les règles est interdit.^[4]

Pour un équipement, il faut donc examiner aussi les consommables, la maintenance, les licences et les options liées au contrat. Cette méthode aide à éviter qu’un prix d’achat attractif masque le coût de la relation contractuelle.

4. Choisir la procédure selon les seuils

Pour les marchés non soumis aux accords internationaux, les seuils vaudois sont les suivants, en francs et hors TVA :^[5]

• Fournitures, services et second œuvre : gré à gré au-dessous de 150’000 ; invitation de 150’000 à moins de 250’000 ; procédure ouverte ou sélective dès 250’000.
• Gros œuvre : gré à gré au-dessous de 300’000 ; invitation de 300’000 à moins de 500’000 ; procédure ouverte ou sélective dès 500’000.

La procédure ouverte permet à tout soumissionnaire de présenter une offre ; la procédure sélective comporte une sélection préalable. Sur invitation, l’adjudicateur sollicite si possible au moins trois offres. Il peut choisir une procédure de rang supérieur. Si les accords internationaux s’appliquent, il faut examiner leur couverture et l’annexe 1 de l’AIMP ; voir la fiche consacrée aux accords internationaux.

5. Encadrer le gré à gré exceptionnel

Une adjudication directe au-delà des seuils exige un motif de l’art. 21, al. 2, AIMP. L’urgence doit notamment résulter d’événements imprévisibles et empêcher même une procédure à délais réduits. L’unicité technique du fournisseur suppose l’absence de solution de rechange adéquate. Une préférence clinique, l’habitude de travailler avec une marque ou un calendrier tardivement préparé ne démontrent pas, à eux seuls, ces conditions. Les circonstances justifiant l’exception doivent être documentées.^[6]

6. Définir la qualité attendue et comparer les offres

L’adjudication porte sur l’offre la plus avantageuse. Les critères doivent être liés à la prestation ; ils comprennent le prix et la qualité et peuvent intégrer les coûts du cycle de vie, la durabilité, la fonctionnalité ou le service après-vente. Les prestations standardisées peuvent être adjugées sur le seul prix le plus bas. Les critères et leur pondération doivent être annoncés, sous la réserve légale relative aux marchés portant sur des solutions ou procédés.^[7]

Pour un achat sanitaire, la sécurité d’utilisation, la formation, la disponibilité de la maintenance et l’interopérabilité peuvent être traduites en exigences ou critères mesurables et proportionnés. Une marque ne peut être imposée que dans les conditions restrictives de l’art. 30, al. 3, AIMP, avec la possibilité de proposer un équivalent. L’évaluation doit être objective, uniforme et traçable.^[8]

7. Clarifier une offre sans fausser la concurrence

La vérification et la rectification des offres ne permettent pas une renégociation libre. Les art. 38 et 39 AIMP encadrent les explications, les corrections et la mise en comparabilité ; une adaptation des prix n’est possible, dans ce cadre, que pour les motifs légaux de rectification. L’interdiction générale de négocier le prix doit être distinguée du régime du gré à gré, où l’art. 21, al. 1, autorise les négociations.^[9]

8. Agir à temps en cas de contestation

Dans le canton de Vaud, la LMP-VD ouvre le recours au Tribunal cantonal contre les décisions énumérées à l’art. 53, al. 1, AIMP en procédure ouverte, sélective, sur invitation et de gré à gré exceptionnel, indépendamment de la valeur du marché. Le recours motivé doit être déposé par écrit dans les vingt jours dès la notification ; les féries judiciaires ne s’appliquent pas. Les prescriptions identifiables des documents d’appel d’offres doivent être contestées avec l’appel d’offres, sans attendre l’adjudication.^[10]

Le recours n’a pas automatiquement d’effet suspensif : celui-ci doit être demandé. Le contrat peut être conclu après l’écoulement du délai de recours, sauf effet suspensif accordé. Une contestation exige donc une réaction rapide et un examen des mesures provisionnelles utiles.^[11]

À retenir

La sécurité de l’achat commence avant l’appel d’offres : motiver l’assujettissement, définir le besoin complet, estimer la valeur et annoncer des exigences vérifiables. Les particularités des soins doivent être intégrées à cette préparation et à l’évaluation, sans dispenser de démontrer les conditions d’une éventuelle exception.

Notes et références

1. Canton de Vaud, bases légales ; AIMP, art. 64 ; LMP-VD, art. 1 et 16 ; RLMP-VD, texte consolidé. ↩
2. AIMP, art. 3 et 4. ↩
3. AIMP, art. 8 à 10. ↩
4. AIMP, art. 8, al. 3, et 15. ↩
5. AIMP, annexe 2 ; art. 17 à 20 ; Canton de Vaud, valeurs seuils. ↩
6. AIMP, art. 21, al. 2 et 3. Les exemples sanitaires constituent une analyse des conditions légales. ↩
7. AIMP, art. 29 et 41. ↩
8. AIMP, art. 30 et 40. Les exemples de critères sanitaires sont des pistes de préparation du marché. ↩
9. AIMP, art. 11, let. d, 21, al. 1, 38 et 39. ↩
10. LMP-VD, art. 4 ; AIMP, art. 53 et 56. ↩
11. AIMP, art. 42 et 54. ↩