Archive — Gestion du flux de courriels
Archive documentaire — 5 octobre 2026. Cette ressource générale est conservée hors des rubriques actives du droit de la santé. Elle n’a pas fait l’objet d’une actualisation de fond. Les exemples et champs entre crochets sont des modèles à adapter.
- Au retour de vacances:
Gérer sa boîte mail après les vacances peut être un défi, mais il existe des astuces pour le faire plus rapidement et efficacement. Voici quelques conseils :
- Avant de partir en vacances, activez un message d’absence qui indique la date de votre retour et le nom d’un collègue à contacter en cas d’urgence. Évitez de promettre de répondre à tous les mails à votre retour, car cela vous engage à le faire1.
- À votre retour, bloquez une heure dans votre emploi du temps pour vous consacrer exclusivement à vos mails. Commencez par supprimer ceux que vous ne lirez pas, comme les newsletters ou les courriers administratifs23.
- Classez ensuite les mails par ordre d’importance, en fonction de leur objet. Vous pouvez créer des catégories selon vos besoins, par exemple : à traiter dans la journée, dans la semaine, à la fin du mois, à archiver, etc.34.
- Répondez uniquement aux personnes que vous jugez importantes, et soyez bref et concis. Si un mail nécessite une réponse plus élaborée, vous pouvez le transférer à un collègue ou le mettre en attente56.
- Retrouvez vos collègues et échangez avec eux. Ils pourront vous mettre au courant des événements importants qui se sont passés pendant votre absence, et vous éviter de lire des mails inutiles3.
- Tout au long de la semaine:
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Lire et comprendre le message : Prenez le temps de lire attentivement l’e-mail et de comprendre le message qui vous est adressé1.
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Être bref et concis : Essayez d’être aussi bref et concis que possible dans votre réponse1.
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Utiliser un ton professionnel : Il est essentiel de toujours utiliser un ton professionnel dans vos réponses par e-mail1.
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Répondre rapidement : Essayez de répondre à vos e-mails dans un délai raisonnable1.
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Organiser votre boîte de réception : Créez des dossiers ou des libellés pour classer vos messages en fonction de leur importance ou de leur nature1.
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Utiliser des réponses types : Si vous recevez fréquemment des e-mails similaires, il peut être utile de créer des réponses types pour gagner du temps1.
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Ne vous occupez de vos mails qu’une fois par jour : Cela vous permettra de vous concentrer sur d’autres tâches importantes2.
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Priorisez 20% des mails ; Reportez les 80% restants : Cela vous aidera à gérer votre temps plus efficacement2.
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Ayez un dossier “Répondre d’ici XX” : Cela vous aidera à organiser vos réponses2.
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Comprenez que vous n’avez pas à répondre à tous les mails : Cela vous aidera à gérer votre charge de travail2.
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Ne lire que les mails pertinents : Cela vous aidera à gérer votre temps plus efficacement2.
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Structurez vos mails avec des catégories : Cela vous aidera à trouver rapidement les messages dont vous avez besoin2.
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Utilisez les filtres : Cela vous aidera à trier automatiquement les e-mails entrants dans les bons dossiers2.
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Utilisez la règle de la minute lorsque vous répondez : Si vous pouvez répondre à un e-mail en moins d’une minute, faites-le immédiatement2.
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Limitez le temps que vous passez dans votre boîte mail : Consultez votre messagerie pendant un temps limité et à des moments précis de la journée2.
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Désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas : Cela vous aidera à réduire le nombre d’e-mails inutiles dans votre boîte de réception2.
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Exemple de masque pour répondre aux courriels reçus
- Pour une réponse à un externe:
- Objet : Réponse à votre demande XY
Chère Madame, Cher Monsieur,
J'ai bien reçu votre demande du [date] concernant [sujet].
J'ai examiné votre demande avec attention et je suis en mesure de vous apporter les éléments de réponse suivants :
- [Réponse 1] : [Expliquez brièvement la réponse 1, en donnant les informations pertinentes, les sources, les références, les exemples, etc.]
Pour la réponse 1, voici quelques modèles de phrases que vous pouvez utiliser et adapter selon le sujet de votre demande :
- Si vous souhaitez confirmer une information : “Je vous confirme que [information], comme indiqué dans [source].”
- Si vous souhaitez apporter une précision : “Je vous précise que [information], ce qui signifie que [explication].”
- Si vous souhaitez donner un conseil : “Je vous conseille de [action], car cela vous permettra de [avantage].”
- Si vous souhaitez proposer une solution : “Je vous propose de [action], qui est la meilleure option pour [objectif].”
- Si vous souhaitez exprimer un accord : “Je partage votre avis sur [sujet], et je vous félicite pour [action].”
- Si vous souhaitez exprimer un désaccord : “Je respecte votre point de vue sur [sujet], mais je ne suis pas d’accord avec [argument].”
- [Réponse 2] : [Expliquez brièvement la réponse 2, en donnant les informations pertinentes, les sources, les références, les exemples, etc.]
- [Réponse 3] : [Expliquez brièvement la réponse 3, en donnant les informations pertinentes, les sources, les références, les exemples, etc.]
J'espère que ces éléments de réponse vous seront utiles et satisfaisants. Si vous avez besoin de plus de précisions, de compléments d'information, ou de toute autre demande, n'hésitez pas à me contacter à nouveau. Je reste à votre disposition et à votre écoute.
Cordialement,
[Votre nom] [Votre fonction] [Votre organisation]
- Pour une réponse à un collègue:
Objet : Réponse à ta demande
Cher Collègue,
En réponse à ta demande du [date] concernant [sujet], je suis en mesure de te transmettre les informations suivantes:
- [Réponse 1] : [Expose brièvement la réponse 1, en utilisant des termes juridiques, des citations, des renvois, etc.]
- [Réponse 2] : [Expose brièvement la réponse 2, en utilisant des termes juridiques, des citations, des renvois, etc.]
- [Réponse 3] : [Expose brièvement la réponse 3, en utilisant des termes juridiques, des citations, des renvois, etc.]
En espérant que ces informations te seront utiles, je reste à ta disposition pour tout complément d'information ou toute autre demande.
Cordialement.
[Votre nom] [Votre fonction] [Votre organisation]