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5. Hirslanden: deux défauts objectifs et une embûche supplémentaire

5.1 Une base légale qui n'est plus en vigueur

Le formulaire Hirslanden publié pour les Cliniques Cecil et Bois-Cerf invoque l'«art. 8 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données». Cette loi a été remplacée par la LPD du 25 septembre 2020, entrée en vigueur le 1er septembre 2023; le droit d'accès se trouve désormais notamment à l'art. 25. Un formulaire indiqué comme valable dès février 2025 repose ainsi sur une référence légale objectivement périmée. [3] [6] [7]

L'erreur ne fait pas disparaître le droit du patient et ne suffit pas à invalider chaque traitement effectué au moyen du formulaire. Elle importe néanmoins: une institution de soins ne devrait pas présenter comme fondement actuel une disposition abrogée, surtout lorsque le document a précisément pour fonction d'informer la personne sur l'exercice d'un droit.

5.2 Un titre large, mais des cases étroites

Le document s'intitule «Formulaire de demande de dossier patient». Il propose pourtant essentiellement des catégories partielles: résumé d'un séjour aux urgences, comptes rendus de radiologie, lettres de sortie et protocoles opératoires, puis une case «Autres (préciser)». Il ne comporte pas de choix explicite «copie complète de mon dossier médical». Il ne présente pas non plus, dans le formulaire, la consultation, l'explication de la signification ou la transmission au professionnel choisi. [6]

Une personne juriste peut écrire «dossier complet» dans la case résiduelle. Une personne qui se fie au titre et aux options visibles peut au contraire croire que le dossier se résume aux documents proposés. Le risque n'est donc pas purement sémantique: l'architecture du formulaire peut conduire à solliciter moins que ce que le droit garantit. Ce risque est accru pour les personnes qui ne maîtrisent ni le français administratif ni la structure d'un dossier médical.

Le délai annoncé de trente jours et l'exigence d'une pièce d'identité vont, en revanche, dans le sens d'un traitement organisé et sécurisé. L'analyse doit conserver ces éléments favorables au lieu de transformer toute imperfection en illégalité globale. [4] [6] [27]

5.3 Le renvoi vers le formulaire après un courriel clair

Le formulaire indique, pour les Cliniques Cecil et Bois-Cerf, l'adresse documentation.lausanne@hirslanden.ch. Le patient devrait avoir la possibilité de simplement demander par courriel copie de son dossier. [6]

La pièce d'identité répond à une exigence légitime de sécurité et doit rester proportionnée. Le formulaire pose une autre question: ni l'art. 24 LSP ni les art. 25 LPD et 16 OPDo ne font d'un modèle propre à l'établissement une condition de validité. Si le courriel exprime déjà sans ambiguïté la volonté d'obtenir l'intégralité du dossier, le PDF devrait seulement compléter les renseignements manquants, non obliger la personne à recommencer. Cette étape est une embûche supplémentaire; elle peut retarder ou décourager l'accès et ramène l'usager vers des cases qui ne prévoient précisément pas le dossier complet. [1] [2] [3] [4] [27]

5.4 La question des médecins accrédités indépendants

Hirslanden précise que les médecins accrédités sont indépendants juridiquement et organisationnellement et invite à contacter leur secrétariat pour tout rapport médical. Cette séparation peut correspondre à une réalité de responsabilité: un établissement ne peut remettre ce qu'il ne détient pas et un praticien indépendant peut être responsable d'une partie distincte du dossier. [6]

Elle ne devrait toutefois pas devenir un angle mort. Les pièces effectivement détenues par la clinique restent soumises au droit d'accès, même si elles proviennent d'un médecin accrédité. Lorsqu'un séjour produit plusieurs ensembles documentaires, une interface loyale devrait dire qui détient quoi, fournir les coordonnées utiles et, avec l'accord de la personne, transmettre ou coordonner la démarche. Le patient ne devrait pas devoir reconstituer seul l'organigramme juridique de sa prise en charge.

5.5 Une qualification juridique mesurée

La conclusion la plus solide est double. Le formulaire public est imparfaitement aligné sur l'art. 24 LSP, et le renvoi documenté montre que son architecture peut produire un obstacle concret. Cela ne prouve toutefois ni un refus définitif de remettre le dossier, ni une pratique systématique. Si le PDF reste facultatif et que la portée du courriel initial est conservée, l'irrégularité n'est pas établie. Si l'accès est suspendu jusqu'à sa complétion malgré un écrit suffisamment précis et une identité vérifiable, la formalité devient difficilement conciliable avec le droit d'accès. [1] [2] [3] [4] [27]

6. Les autres établissements: de vrais modèles et des angles morts

6.1 Le CHUV, le GHOL et les eHnv rendent le droit visible

Le CHUV explique que la personne peut demander le dossier complet ou des pièces déterminées. Il accepte le formulaire ou une lettre signée, prévoit une remise sur papier ou sur clé USB et organise l'envoi à un médecin extérieur choisi. La page indique aussi des délais distincts selon l'étendue de la demande. Lors de notre vérification, le lien vers le PDF du formulaire a renvoyé une erreur; l'alternative de la lettre signée limite toutefois l'effet de cette panne et illustre l'importance de ne jamais dépendre d'un seul lien. [5]

Le GHOL offre le parcours le plus explicite de l'échantillon. Sa page reprend les composantes de l'art. 24 LSP et son formulaire propose le dossier complet, des pièces ciblées, plusieurs supports, la transmission à un professionnel ou à un tiers, ainsi qu'un mode sécurisé via le DEP. Un formulaire anglais est également annoncé. Les eHnv proposent eux aussi une case «mon dossier médical dans son intégralité», l'envoi à la personne ou au médecin traitant et une aide sur place. Ces exemples démontrent que la clarté n'est ni techniquement difficile ni incompatible avec la sécurité. [9] [10] [11] [12]

6.2 HRC: demander une raison ajoute une barrière inutile

La page de l'Hôpital Riviera-Chablais reconnaît clairement le choix entre un dossier complet et des documents particuliers. Le formulaire en ligne demande toutefois une «raison de la demande». Or l'art. 24 LSP ne subordonne pas l'accès à un intérêt particulier et, lorsque la LPD fédérale s'applique, le PFPDT indique expressément qu'aucune motivation n'est requise. Si le champ est obligatoire, il constitue une condition supplémentaire difficile à défendre; même facultatif, il peut laisser croire que la personne doit justifier son droit. [4] [13] [14]

La page annonce par ailleurs jusqu'à deux mois pour un dossier complet, tandis que le formulaire évoque un délai maximal d'un mois. L'art. 24 LSP ne fixe pas lui-même un nombre de jours et le régime procédural dépend du statut de l'établissement; l'incohérence mérite néanmoins d'être corrigée. La personne doit pouvoir savoir quel délai s'applique et être informée d'une prolongation. [13] [14]

6.3 EHC et La Source: un canal existe, mais le droit reste peu lisible

L'Ensemble Hospitalier de la Côte publie une adresse e-mail dédiée sur la page de contact de l'Hôpital de Morges. C'est utile, mais la page trouvée n'explique ni le dossier complet, ni la gratuité de principe, ni la consultation ou la transmission. La Clinique de La Source permet quant à elle d'adresser au délégué à la protection des données des demandes générales d'accès, de rectification ou d'autres droits. Dans le périmètre public consulté, nous n'avons pas identifié de page dédiée à l'art. 24 LSP ou de formulaire spécifique au dossier médical. [15] [16] [17]

Il faut résister à une inférence excessive: l'absence de parcours aisément repérable ne prouve pas l'absence de procédure interne. Elle constitue en revanche un déficit d'information publique. La personne ne devrait pas avoir à traduire seule une déclaration générale de protection des données en demande de dossier médical complet.

6.4 Swiss Medical Network: la phrase sur les frais doit être qualifiée

L'information générale de Swiss Medical Network reconnaît la consultation, la copie et la transmission, mais indique que la copie «peut être payante» selon le travail nécessaire, annoncé à l'avance. Cette phrase n'établit pas qu'une clinique facture effectivement de manière illicite. Elle est néanmoins incomplète au regard de l'art. 24 LSP, qui pose la gratuité de principe, et du cadre fédéral, qui réserve la participation aux cas d'effort disproportionné. Une formulation loyale commencerait par la gratuité et décrirait ensuite l'exception. [1] [4] [18]

Sur la page de téléchargements de la Clinique de Genolier, aucun formulaire dédié au dossier n'a été identifié lors de la vérification. Là encore, le constat porte sur le parcours public, non sur le fonctionnement du service chargé des dossiers. [19]

7. Personnes âgées, handicapées ou allophones: quelle portée juridique?

L'intuition selon laquelle un formulaire peut désavantager certaines personnes est juridiquement sérieuse, mais elle doit être formulée avec précision. L'art. 24 LSP ne contient pas une obligation générale de publier chaque formulaire en dix-huit langues, en FALC et dans tous les formats accessibles. Le fait d'être âgé ou allophone ne crée pas, à lui seul, un droit automatique à une traduction gratuite de toute démarche. Et sans audit technique ni refus d'un aménagement demandé, on ne peut pas conclure qu'un PDF déterminé viole la législation sur le handicap.

Le cadre n'est pourtant pas neutre. La Convention de l'ONU relative aux droits des personnes handicapées demande aux autorités de favoriser l'accès à l'information et aux services de santé; la LHand impose des mesures aux collectivités publiques et interdit la discrimination par les particuliers qui fournissent des prestations au public. L'art. 24 LSP lui-même ne s'arrête pas à la remise matérielle: il reconnaît aussi le droit de se faire expliquer la signification du dossier. [1] [20] [21]

Il faut donc distinguer trois niveaux. Le premier est le minimum légal immédiat: ne pas réduire le dossier, ne pas exiger de motif, traiter les écrits libres et proposer une vérification d'identité proportionnée. Le deuxième est l'aménagement individuel lorsqu'une personne en situation de handicap ne peut utiliser le canal standard. Le troisième est la conception universelle, qui relève à la fois de l'égalité, de la qualité et de la prévention: langage clair, HTML accessible, version FALC, formulaire papier, assistance téléphonique ou sur place, et langues adaptées aux besoins de la population.

Le Canton montre déjà que cette approche est réalisable: sa brochure sur les droits des patients est disponible en dix-huit langues et une page d'orientation en cas de problème existe en FALC. Il serait incohérent de réserver cette accessibilité à la plainte, après qu'un obstacle a produit son effet, sans l'encourager au moment de la demande initiale. [22] [23]

8. Le rôle de l'État de Vaud: informer, surveiller, corriger

8.1 Ce que le Canton fait déjà

Le dispositif vaudois ne repose pas uniquement sur les établissements. L'État publie l'information officielle sur l'accès au dossier et une brochure multilingue. Le Bureau cantonal de médiation informe et aide à résoudre les difficultés. La Commission d'examen des plaintes a pour mission d'assurer le respect des droits consacrés par la LSP et peut traiter les plaintes touchant aux établissements et aux professionnels. Ces voies sont présentées sur le portail cantonal. [1] [2] [22] [24]

8.2 La surveillance permet d'agir en amont

Pour les établissements privés, l'autorisation d'exploiter suppose notamment une organisation adéquate respectant les droits des patients. Le Département de la santé et de l'action sociale (DSAS) dispose en outre de pouvoirs de surveillance et d'inspection. Ces bases ne signifient pas qu'il doit préapprouver chaque PDF ni qu'une erreur de formulaire justifie immédiatement une sanction. Elles permettent en revanche de vérifier si l'organisation rend les droits effectifs, surtout lorsqu'un défaut est répété, systémique ou signalé par des plaintes. [2] [25]

Le contrôle d'un droit d'accès ne devrait donc pas commencer seulement après un refus individuel. Une revue documentaire des formulaires, délais annoncés, frais, canaux et responsabilités peut s'intégrer à la surveillance de la qualité. C'est une mesure légère, vérifiable et proportionnée.

8.3 Ce que le Canton devrait faire

1. Publier un modèle cantonal commun. Il devrait contenir le choix «dossier complet», les pièces ciblées, la consultation, l'explication, la transmission, les supports, la gratuité de principe et les exceptions.

2. Affirmer que le modèle reste facultatif. Une lettre ou un courriel suffisamment précis doit être enregistré et traité; l'établissement ne devrait réclamer ensuite que les données réellement manquantes et la preuve d'identité nécessaire.

3. Édicter une liste de contrôle publique. Elle permettrait aux établissements de vérifier leurs bases légales, délais, frais, règles de représentation, sécurité de l'envoi et répartition entre responsables de traitement.

4. Intégrer l'interface aux inspections et aux exigences de qualité. Le contrôle porterait sur les pages et formulaires réellement visibles, avec un échantillonnage périodique et une procédure de correction avant sanction.

5. Tester les parcours avec les personnes concernées. Des associations de patients, de personnes handicapées, de personnes âgées et des interprètes communautaires devraient participer aux tests d'usage.

6. Exiger plusieurs canaux. Le numérique ne devrait jamais être la seule porte: lettre libre, téléphone d'assistance, dépôt sur place et transmission sécurisée doivent rester possibles selon les besoins.

7. Publier quelques indicateurs. Délais moyens, proportion de demandes complètes, frais réclamés et plaintes permettraient de repérer les écarts sans divulguer de données de santé.

Une recommandation ou un modèle peuvent être publiés sans prétendre créer une nouvelle condition légale. Si le Canton voulait rendre obligatoires des prescriptions techniques très détaillées, il devrait vérifier la base normative et adopter l'instrument approprié. L'essentiel est de ne pas confondre cette prudence institutionnelle avec l'inaction: les art. 147 et 151 LSP donnent déjà un point d'appui pour examiner l'organisation et le respect des droits. [2]

9. Le socle minimal d'un formulaire conforme 

Un bon formulaire ne doit pas reproduire un traité de droit. Il doit rendre les choix décisifs visibles sans exiger de la personne qu'elle connaisse la structure du dossier. Le socle suivant peut être appliqué immédiatement par tout établissement vaudois:

1.  une première option «Je demande une copie complète de mon dossier»;

2.  la mention qu'une lettre ou un courriel suffisamment clair est également recevable et que le formulaire n'est pas obligatoire;

3.  une option distincte pour des pièces ou une période déterminées;

4.  le choix entre consultation, remise et transmission au professionnel de santé désigné;

5.  la mention de la gratuité de principe et des seuls frais exceptionnels, annoncés avant traitement;

6.  l'indication qu'aucune raison n'est nécessaire;

7.  plusieurs supports et un mode de transmission sécurisé;

8.  une preuve d'identité proportionnée et une explication sur son traitement;

9.  un délai clair, avec information en cas de prolongation;

10.  des règles lisibles pour la représentation, les mineurs et les situations particulières;

11.  un canal d'assistance, une version accessible et des informations dans les langues utiles;

12.  l'identification des responsables distincts, avec coordination lorsque des médecins accrédités détiennent une partie du dossier.

Le GHOL et les eHnv montrent qu'une grande partie de ce socle existe déjà dans le canton. Il ne s'agit donc pas d'imposer un dispositif théorique, mais d'harmoniser au niveau le plus protecteur des pratiques déjà éprouvées. [9] [10] [11] [12]

10. Un modèle de demande qui ne suppose pas de connaître le droit

Le texte suivant peut être adapté par une personne qui souhaite l'intégralité de son dossier. Il ne remplace pas une procuration lorsqu'un tiers agit en son nom, ni les règles particulières applicables aux mineurs, aux personnes décédées ou aux personnes privées de discernement.